Livros 2012: #34 Getting Things Done

Excelente livro! Apresenta várias dicas de como melhorar sua organização. Parece ser bem interessante para qualquer situação. O mais interessante é que o autor apresenta uma quebra de paradigma. Aliás, várias!

A que mais me chamou a atenção é seu conceito de trabalho. Tudo é trabalho! Qualquer tarefa que você precisa realizar, seja ela no escritório, na escola, na academia ou na sua casa, é trabalho. Isto simplifica tudo! Parece bobo, mas quando encaramos tudo como tarefas de igual importância, tudo parece bem mais simples de gerenciar. Não é necessário ter vinte agendas diferentes, não sei quantas listas de tarefas. É tudo uma coisa só! Claro que elas podem ter prioridades diferentes, mas no fundo, é muito mais fácil gerenciar se todas forem unificadas.Com base nisto, o autor convida o leitor a organizar sua vida. Primeiro passo: listar tudo o que está pendente. Ele chama esta etapa de organizar sua caixa de entrada (inbox). E aí entra tudo: tarefas cotidianas, coisas que prometeu para alguém, tarefas do escritório, ligações importantes, cotações, compras, organização e limpeza de arquivos. Tudo o que você algum dia pensou em fazer, mas não fez. Ou o que sabe que precisa ser feito, mas não consegue se organizar para isso. Para ajudar, ele sugere que se escreva cada tarefa em uma folha separada. Isto ajudará a organizar tudo depois.

Segundo passo é processar sua inbox. Aqui se aplica a regra dos 2 minutos: tudo o que der pra ser feito em menos de 2 minutos, faça agora! E agora é enquanto está processando a inbox. Não deixe pra depois. Deixe para depois só o que for levar mais do que 2 minutos. Existem várias coisas que podem ser processadas rapidamente – itens que deseja arquivar para referência futura, por exemplo.

Agora, processe todos os itens com duração maior que 2 minutos. Uma dica é não ficar escolhendo o que fazer – processe os itens na ordem em que estão. Para isto, identifique qual é a próxima ação de cada um. Ao identificar a próxima ação você saberá se é algo que já pode ser feito ou se está esperando o retorno de alguém. Se for algo que você mesmo pode fazer, coloque na agenda um alerta para a data em que pretende realizar.  Se for algo que está pendente do retorno de alguém, coloque na agenda na data em que combinou de ter o retorno.

Essas ações são importantes para que você mantenha o registro de tudo o que precisa fazer e quando. Se não conseguir fazer algo, ou se tiver a visibilidade de que não coseguirá cumprir um prazo, renegocie – mesmo que seja consigo! Dica: “acordo renegociado não é acordo quebrado!”. O autor reforça bem isso. Segundo ele, nos sentimos mal por não fazer algo porque esquecemos de renegociar os acordos que fizemos conosco. E se tivermos todos esses “acordos” rastreados nos arquivos e agendas, podemos renegociar a qualquer momento.

Ele também sugere que se crie uma lista tipo “Waiting list”. Nessa lista você coloca tudo o que não é possível fazer agora, mas que deseja verificar daqui a algum tempo. Caso seja o momento de tomar uma ação, é só mover dessa lista para a lista de ações.

Isto é tudo o que é preciso ser feito para ser mais eficiente!

  1. Mantenha uma lista de tudo o que você precisa fazer
  2. Mantenha uma só lista! Para tudo!
  3. Nunca deixe sua inbox cheia! Sempre separe as tarefas com ações das notas de arquivo e referência e das pendências separadas.
  4. Mantenha sua inbox sempre organizada e limpa
  5. Mantenha o arquivo limpo! Faça uma revisão de seu arquivo a cada 3-4 meses
  6. Renegocie seus prazos – mesmo que seja somente consigo
  7. Identifique, para cada item, qual é a próxima ação a ser executada
  8. Faça isso para tudo na sua vida profissional e pessoal
  9. Quebre paradigmas!
  10. Aprenda a dizer não!

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